accounted/public/docs/systemdokumentation-mall.md

Systemdokumentation

Mall för användare av Accounted Upprättad i enlighet med 5 kap. 11 § BFL och BFNAR 2013:2

---

Instruktioner

Varje bokföringsskyldig ska upprätta en systemdokumentation som beskriver bokföringssystemets organisation och uppbyggnad. Dokumentationen ska göra det möjligt att utan svårighet överblicka systemet och förstå hur bokföringen är organiserad.

Denna mall är förifylld med uppgifter som gäller för Accounted. Avsnitt markerade med hakparenteser ska anpassas till ditt företags förhållanden. Radera denna instruktionssektion innan du arkiverar dokumentet.

Systemdokumentationen ska förvaras tillsammans med övrig räkenskapsinformation under hela arkiveringsperioden (7 år).

---

1. Företagsuppgifter

Fält	Uppgift
Företagsnamn	[FÖRETAGSNAMN]
Organisationsnummer	[ORG-NR]
Företagsform	[ ] Enskild firma [ ] Aktiebolag
Räkenskapsår	[STARTMÅNAD] - [SLUTMÅNAD]
Tillämpat K-regelverk	[ ] K1 (förenklat årsbokslut, EF under 3 MSEK) [ ] K2 (årsredovisning, mindre AB) [ ] K3 (årsredovisning, huvudregelverk)

2. Bokföringsprogram

Fält	Uppgift
Programnamn	Accounted
Version	[ANGE VERSION ELLER DATUM FÖR SENASTE KONTROLL]
Leverantör	[BOLAGSNAMN], org.nr [ORG-NR]
Webbplats	[DOMÄN, för den molnbaserade tjänsten app.accounted.se]
Typ	[ ] Molnbaserad SaaS-tjänst (webbläsarbaserad) [ ] Egen drift (självhostad)
Databasplattform	PostgreSQL via Supabase (EU-region)
Autentisering	E-post och lösenord. Tvåfaktorsautentisering (TOTP) krävs i den molnbaserade tjänsten. BankID kan kopplas som inloggningsmetod.

Vid egen drift: ange var databasen driftas och vem som ansvarar för drift och säkerhetskopiering.

3. Kontoplan

3.1. Kontoplanen bygger på BAS-kontoplanen (BAS 2026) utgiven av BAS-intressenternas Förening.

3.2. Kontona är indelade i klasser enligt BAS-standard:

Klass	Beskrivning	Exempel på konton
1	Tillgångar	1510 Kundfordringar, 1930 Företagskonto
2	Eget kapital och skulder	2013 Egna uttag (EF), 2440 Leverantörsskulder, 2611-2631 Utgående moms, 2641 Ingående moms
3	Intäkter	3001 Försäljning 25%, 3002 Försäljning 12%, 3003 Försäljning 6%, 3305 Exportförsäljning
4-7	Kostnader	Konfigureras efter verksamhet
8	Finansiella poster och skatt	Konfigureras efter verksamhet

3.3. Kontoplanen kan ses och exporteras under Data > Kontoplan.

3.4. Företagsspecifika anpassningar av kontoplanen: [BESKRIV EVENTUELLA TILLAGDA ELLER BORTTAGNA KONTON, t.ex. "Konto 4010 Inköp varor, 5010 Lokalhyra har lagts till. Inga standardkonton har tagits bort."]

4. Samlingsplan

Samlingsplanen beskriver hur bokföringen är organiserad i form av delsystem, grundbokföring och huvudbokföring.

4.1 Översikt

Affärshändelse
    |
    v
Verifikation skapas (manuellt eller automatiskt)
    |
    v
Journalpost registreras (grundbokföring, registreringsordning)
    |
    v
Konteras på BAS-konton (huvudbokföring, systematisk ordning)
    |
    v
Status: Utkast (draft)
    |
    v
Bekräftas av användaren
    |
    v
Status: Bokförd (posted), verifikationsnummer tilldelas

4.2 Grundbokföring (registreringsordning)

Samtliga affärshändelser registreras kronologiskt i journalen. Varje post innehåller:

• Verifikationsnummer (sekventiellt, tilldelat automatiskt vid bokföring)
• Registreringsdatum (datum då posten skapades i systemet)
• Bokföringsdatum (datum för affärshändelsen)
• Beskrivning
• Konteringsrader med konto, debet, kredit

Grundbokföringen kan visas under Bokföring och exporteras under Rapporter > Grundbok.

4.3 Huvudbokföring (systematisk ordning)

Huvudbokföringen presenterar affärshändelserna sorterade per konto. Varje konto visar ingående saldo, periodens transaktioner och utgående saldo.

Huvudbokföringen kan visas och exporteras under Rapporter > Huvudbok.

4.4 Delsystem

Följande delsystem matar journalen:

Delsystem	Beskrivning	Automatisk kontering
Kundfakturering	Utgående fakturor med per-rad momssats	Debet 1510, kredit 30xx + 26xx
Kundbetalningar	Inbetalningar mot fakturor	Debet 1930, kredit 1510
Leverantörsfakturor	Inkommande fakturor, registrering och betalning	Debet kostnadskonto + 2641, kredit 2440
Leverantörsbetalningar	Utbetalningar mot leverantörsfakturor	Debet 2440, kredit 1930
Banktransaktioner	Synkroniserade via PSD2 (Enable Banking) eller importerade bankfiler	Kontering via kategoriseringsregler och konteringsmallar
Kvitto- och underlagshantering	Uppladdade eller inmejlade underlag, maskinellt avlästa	Kontering efter granskning
Kreditnotor	Kreditering av utgående och inkommande fakturor	Omvänd kontering av originalfaktura
Löner	Lönekörningar, arbetsgivardeklaration (AGI)	Debet 7xxx + 7510, kredit 2710/2730/1930
Anläggningstillgångar	Anläggningsregister med årliga avskrivningar	Debet 78xx, kredit 12xx
Periodiseringar	Periodiseringsscheman över flera perioder	Debet/kredit 17xx respektive 29xx

[STRYK DE DELSYSTEM SOM INTE ANVÄNDS I DITT FÖRETAG]

4.5 Dimensioner

[OM KOSTNADSSTÄLLEN ELLER PROJEKT ANVÄNDS: konteringsrader kan märkas med dimensionsvärden för uppföljning per kostnadsställe eller projekt. Dimensionerna påverkar inte huvudbokföringens saldon. Ses under Data > Kostnadsställen & projekt. STRYK DETTA AVSNITT OM DIMENSIONER INTE ANVÄNDS.]

4.6 Avstämningsordning

Bankkonto 1930 avstäms via bankavstämningsmodulen (flerstegs matchning: exakt belopp och datum, referensmatchning, datumintervall, sannolikhetsmatchning). Avstämningsstatus visas under Rapporter > Bankavstämning.

5. Verifikationer

5.1 Verifikationsnumrering

Verifikationsnummer tilldelas sekventiellt av systemet vid bokföring. Numreringen är unik per företag, räkenskapsår och verifikationsserie. Numren tilldelas via en databasfunktion som är säker vid samtidiga anrop och kan inte sättas manuellt.

Systemet stödjer flera verifikationsserier. Standardserien är A. Vilken serie som används kan styras per underlagstyp (t.ex. egen serie för löner) under Inställningar > Bokföring.

Verifikationsserier som används i detta företag: [ANGE, t.ex. "Endast serie A" eller "A för löpande bokföring, L för löner"]

Om ett verifikationsnummer saknas i en serie ska luckan förklaras. Systemet har en funktion för att registrera förklaringar till nummerluckor, och förklaringarna bevaras som en del av räkenskapsinformationen.

5.2 Verifikationens innehåll

Varje verifikation innehåller:

• Verifikationsnummer
• Bokföringsdatum (affärshändelsens datum)
• Registreringsdatum (datum då posten skapades)
• Beskrivning av affärshändelsen
• Konteringsrader (konto, debet, kredit)
• Referens till underlag (bifogat dokument, fakturanummer, etc.)
• Status (utkast / bokförd / reverserad)
• Vid rättelse: referens till reverserad eller reverserande verifikation, alternativt rättelselogg för rättelse i samma verifikat

5.3 Underlag

Underlag kopplas till verifikationer som bifogade dokument (PDF, bild). Dokumenten lagras i dokumentarkivet med SHA-256 checksumma för integritetskontroll.

Typer av underlag:

• Kundfakturor (genererade i systemet)
• Leverantörsfakturor (uppladdade eller inmejlade)
• Kvitton (fotograferade/skannade)
• Bankbekräftelser (synkroniserade)
• Löneunderlag och lönespecifikationer
• Övriga avtal och dokument (uppladdade)

Dokument som är kopplade till bokförda verifikationer kan inte raderas, eftersom de omfattas av arkiveringsskyldigheten.

6. Rättelser (BFL 5 kap. 5 §)

6.1. Bokförda verifikationer (status: bokförd) kan inte tyst ändras eller raderas. Detta upprätthålls av databastriggrar i enlighet med bokföringslagens krav på oföränderlighet.

6.2. Systemet stödjer två rättelsevägar, båda med bevarad ursprungsinformation:

a) Stornobokning (särskild rättelsepost). En ny verifikation skapas som reverserar den felaktiga posten (byter debet och kredit). Den nya verifikationen länkas till originalet via referens. Därefter skapas en ny korrekt verifikation vid behov. Denna väg är alltid tillåten.

b) Rättelse i samma verifikat. Felaktiga uppgifter eller konteringsrader stryks och ersätts inom samma verifikat. Den ursprungliga uppgiften förblir läsbar, och vem som gjorde rättelsen och när loggas oföränderligt i en separat rättelselogg. Denna väg är endast tillåten så länge perioden är öppen och olåst.

6.3. När en period är låst eller stängd, eller när bokföringen redan legat till grund för en inlämnad deklaration eller ett bokslut, är stornobokning den enda tillåtna vägen.

6.4. Rättelsen innehåller alltid uppgift om vilken verifikation som rättats, när rättelsen gjordes, och vem som utförde den.

7. Periodavstängning och låsning

7.1. Räkenskapsperioder kan stängas och låsas. En låst period tillåter inte nya bokföringsposter. Periodlåsning upprätthålls av databastriggrar, inte enbart av gränssnittet.

7.2. Utöver periodlåsning kan ett företagsgemensamt låsdatum sättas. Ingen bokföring kan ske före detta datum. Ställs in under Inställningar > Bokföring.

7.3. Årsbokslut registreras som bokföringsposter i systemet.

7.4. Ansvarig för att stänga och låsa perioder: [NAMN]

8. Momshantering

8.1. Följande momssatser hanteras:

Momssats	Beskrivning	Utgående moms-konto	Ingående moms-konto
25 %	Standardsats	2611	2641
12 %	Reducerad (restaurang och servering, hotell m.m.)	2621	2641
6 %	Reducerad (böcker, tidningar, persontransport, kultur m.m.)	2631	2641
0 % (export)	Varuexport utanför EU	-	2641
Omvänd skattskyldighet	Byggtjänster, EU-förvärv, vissa varor	2614 (beräknad utgående)	2645 / 2647
Momsfri	Undantagna transaktioner	-	-

Notering: Livsmedel sänks tillfälligt från 12 % till 6 % under perioden 1 april 2026 till och med 31 december 2027. Restaurang- och serveringstjänster berörs inte av sänkningen utan ligger kvar på 12 %.

8.2. Fakturor stödjer blandade momssatser (per fakturarad).

8.3. Momsdeklarationsunderlag genereras under Skatt > Moms och mappas till Skatteverkets rutor.

8.4. Redovisningsmetod: [ ] Faktureringsmetod [ ] Kontantmetod Momsperiod: [ ] Månad [ ] Kvartal [ ] Helår

9. Behandlingshistorik

9.1. Systemet registrerar automatiskt en behandlingshistorik som inkluderar:

• Registreringsdatum och tidpunkt för varje journalpost
• Tidpunkt för statusändring (utkast till bokförd)
• Vem som utförde bokningen (användar-ID kopplat till e-postadress, eller API-nyckel vid maskinell bokföring)
• Stornobokningar med referens till originalverifikation
• Rättelser i samma verifikat, med ursprungsvärde, nytt värde, tidpunkt och utförare
• Tidpunkt och utförare av periodlåsning
• Importer och maskinella körningar

9.2. Behandlingshistoriken genereras automatiskt av systemet och kan inte ändras av användaren.

9.3. Behandlingshistoriken exporteras under Importera/Exportera > Exportera > Säkerhetsbackup. Exporten är en ZIP-fil som innehåller revision/behandlingshistorik.json (alla ändringar) och revision/systemdokumentation.json (kontoplan, verifikationsserier, arkiveringsprinciper), utöver SIE-filer, rapporter och underlag.

10. Import och export

Funktion	Format	Beskrivning
SIE-import	SIE4	Import av bokföringsdata från annat system
Bankfil-import	CSV och flera svenska bankformat	Import av banktransaktioner
SIE-export	SIE4	Export av komplett bokföring per räkenskapsår
Säkerhetsbackup	ZIP	Komplett arkiv: SIE, rapporter, underlag, register och behandlingshistorik
Huvudbok och grundbok	PDF/skärm/CSV	Export av grund- och huvudbokföring
Resultat- och balansräkning	PDF/skärm	Export av resultat- och balansräkning
Momsdeklaration	PDF/skärm	Underlag för momsdeklaration
Periodisk sammanställning	PDF/skärm	EU-försäljning av varor och tjänster
SRU-export	SRU	Export för inkomstdeklaration (AB)
NE-bilaga	PDF/skärm	Bilaga till inkomstdeklaration (EF)
Årsredovisning	PDF/skärm	Årsredovisning för aktiebolag
Verifikationsunderlag	PDF/bild	Nedladdning av bifogade dokument

11. Integrationer

Integration	Beskrivning	Dataflöde
Enable Banking (PSD2)	Bankkontosynkronisering	Bank -> Accounted (läsning av transaktioner och saldon)
Skatteverket	Momsdeklaration, arbetsgivardeklaration (AGI), skattekonto	Accounted -> Skatteverket (inlämning signeras med BankID)
Anthropic (Claude)	Maskinell kategorisering av transaktioner och avläsning av underlag	Accounted -> Anthropic -> Accounted (transaktions- och dokumentdata skickas, förslag returneras)
Resend	E-postutskick	Accounted -> Resend -> mottagare (fakturor, påminnelser)
BankID (via identitetsleverantör)	Inloggning och signering	Accounted -> leverantör -> Accounted
PostHog	Användningsstatistik för tjänsten	Accounted -> PostHog

[ANGE YTTERLIGARE INTEGRATIONER OM TILLÄMPLIGT, t.ex. import från Fortnox, Visma, Bokio, Björn Lundén eller Briox]

Notering om maskinell behandling: förslag från maskinella hjälpmedel bokförs aldrig automatiskt utan att en användare har granskat och godkänt dem. Godkännandet loggas i behandlingshistoriken.

12. API-nycklar och maskinell åtkomst

12.1. Externa system och AI-assistenter kan ges åtkomst till bokföringen via API-nycklar. Nycklarna skapas och återkallas under Inställningar > API.

12.2. Varje nyckel har avgränsade behörigheter (scopes), t.ex. enbart läsning av rapporter eller skrivning av transaktioner. En nyckel kan aldrig göra mer än sina tilldelade behörigheter.

12.3. Åtgärder som utförs via API-nyckel loggas i behandlingshistoriken med nyckeln som utförare.

12.4. Utfärdade API-nycklar och deras behörigheter:

Nyckelns namn	Syfte	Behörigheter	Utfärdad
[NAMN]	[T.EX. BOKFÖRINGSBYRÅNS ASSISTENT]	[SCOPES]	[DATUM]

[STRYK DETTA AVSNITT OM INGA API-NYCKLAR ANVÄNDS]

13. Behörigheter och åtkomstkontroll

13.1. All data är knuten till ett företag och isolerad via Row Level Security (RLS) i databasen. En användare kommer enbart åt data för de företag hen är medlem i.

13.2. Behörighetsstruktur:

Roll	Beskrivning
Ägare (owner)	Full åtkomst, kan hantera medlemmar och äganderätt
Administratör (admin)	Full åtkomst till bokföring och inställningar, begränsad medlemshantering
Medlem (member)	Arbetar i bokföringen
Läsare (viewer)	Endast läsåtkomst

13.3. Företag kan grupperas så att en bokföringsbyrå eller konsult får åtkomst till flera företag. [BESKRIV OM EXTERN BYRÅ HAR ÅTKOMST, OCH I SÅ FALL VILKEN.]

13.4. Tvåfaktorsautentisering (TOTP) krävs för samtliga användare i den molnbaserade tjänsten.

13.5. Personer med åtkomst till bokföringen:

Namn	Roll	Tilldelad
[NAMN]	[ROLL]	[DATUM]

13.6. Ansvarig för att tilldela och granska behörigheter: [NAMN]

14. Säkerhetskopiering och arkivering

14.1. Räkenskapsinformationen lagras i EU och bevaras i minst 7 år enligt BFL 7 kap.

14.2. Utöver leverantörens lagring bör företaget själv ta ut en egen kopia. Detta görs under Importera/Exportera > Exportera > Säkerhetsbackup.

14.3. Företagets rutin för egen säkerhetskopiering: [BESKRIV HUR OFTA OCH VAR KOPIAN FÖRVARAS, t.ex. "En gång per kvartal samt vid varje bokslut. Förvaras krypterad på extern disk."]

14.4. Se även företagets arkivplan, som beskriver var räkenskapsinformationen förvaras.

15. Uppdatering av systemdokumentationen

Systemdokumentationen ska uppdateras vid:

• Byte eller uppgradering av bokföringsprogram
• Ändringar i kontoplan
• Ändringar i momshantering
• Nya integrationer eller delsystem
• Ändrade behörigheter eller nya API-nycklar
• Minst en gång per räkenskapsår

Datum	Ändring	Utförd av
[DATUM]	Första version upprättad	[NAMN]

---

Denna systemdokumentation är avsedd att uppfylla kraven i 5 kap. 11 § BFL och BFNAR 2013:2. Anpassa innehållet till ditt företags specifika förhållanden.